Gestione documentale
DocuWare
Attraverso software on premise oppure tramite sistemi basati su cloud, la tua azienda può avere una gestione documentale sicura e funzionale.
ITLand propone strumenti specifici che consentono di controllare gli accessi, archiviare, ricercare e recuperare dati in maniera rapida e semplice.
Rispetto al passato, i documenti cartacei sono sempre meno utilizzati e ciò consente di avere un minore impatto sull’ambiente, ma anche di risparmiare tempo nella ricerca e di evitare problemi di spazio di archiviazione.
Grazie a DocuWare (premiato tra i primi 3 software di gestione documentale al mondo) ITLand è anche in grado di gestire e automatizzare, oltre ai documenti, qualsiasi processo aziendale.
L’automatizzazione dei processi è garantita in ogni ambito aziendale; da quello amministrativo, delle risorse umane, della produzione e del ciclo passivo passando a quello del magazzino e della gestione di ordini e commesse. Tutti integrati e collegati in un flusso automatico e personalizzato in base alle esigenze del cliente.
DocuWare è il primo software dotato di una intelligenza artificiale che autoapprende e analizza le intenzioni dell’utente e le configura per un utilizzo successivo.
DocuWare, software certificato Industria 4.0, permette di interfacciarsi con qualsiasi piattaforma e software esterni per l’acquisizione di dati PLC (macchine a controllo numerico), garantendo un controllo di gestione immediato.
Avere quindi una gestione documentale digitale, che si tratti di un’azienda privata o di pubblica amministrazione, fa sì che il lavoro degli impiegati venga del tutto agevolato, sia in termini economici (cost saving) che in termini di tempo (time saving).
Vantaggi dei sistemi di gestione documentale
La gestione documentale digitale consente di:
- riduzione dei costi
- evitare errori di scrittura e conservazione
- avere uno spazio di archiviazione flessibile e scalabile
- conservare i documenti in “luoghi” protetti e in conformità con il GDPR, acquisendo così un vero e proprio valore legale
- eseguire operazioni di ricerca full text con estrema semplicità, anche con l’utilizzo di parole chiave o parole correlate, quando non si possiedono tutti i dati
- condividere i documenti con altri utenti, raggrupparli in cartelle, renderli accessibili a tutti o solo ad alcuni e consultarli da qualsiasi dispositivo, a prescindere dal formato e dall’origine
- lavorare congiuntamente ad altri utenti su uno stesso documento, aggiornando le modifiche e la cronologia dei singoli passaggi, con possibilità di ripristino dei documenti
- avere la massima sicurezza e configurazione personalizzata dei privilegi degli utenti (5 backup garantiti), in quanto gli accessi sono controllati e solo chi è autorizzato può eseguire modifiche, inserimenti e cancellazioni
- eliminare documenti obsoleti utilizzando sistemi automatici predefiniti
- archiviare mail e controllare documenti duplicati
- accedere contemporaneamente da più dispositivi (anche mobili) in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo – per l’accesso da mobile, talvolta può essere utile ricorrere ad app specifiche, che sono incluse nel pacchetto Docuware
- avere lo scan ocr incluso e automatico sia da desktop che da mobile
- definire un sistema di scadenze e di tempi di conservazione minimi per la legge, avendo così la certezza di non incorrere in sanzioni, multe e reclami
- collegare il sistema con le applicazioni più diffuse e con le macchine multifunzionali, come le stampanti
Eseguire la gestione dei documenti nella sede della propria azienda implica un’attenzione particolare alla manutenzione dei propri dispositivi e si tratta di operazioni che hanno talvolta dei costi elevati.
Inoltre, per poter eseguire correttamente il backup, quando necessario, ed altre operazioni tecniche, bisogna avere anche dei professionisti interni del settore IT che se ne occupino.
Utilizzare invece una gestione documentale in cloud prevede un canone mensile o annuale, con l’inclusione degli aggiornamenti dei software e la manutenzione necessaria.
Scopri le proposte di ITLand per la gestione documentale per privati, liberi professionisti, aziende e Pubblica Amministrazione.